Background: 

Creative Associates International is a dynamic, fast-growing global development firm that specializes in education, economic growth, governance, and post-crisis stabilization. Based in Chevy Chase, MD (metro DC area) Creative has a field presence in more than 25 countries with a strong client portfolio that includes the U.S. Agency for International Development and the State Department, among others. Since its founding in 1977, Creative has earned a solid reputation among its clients and is well regarded by competitors and partners alike. 

The purpose of the CARI Guatemala is to strengthen management and advocacy mechanisms through catalytic actors to give voice to underserved communities. CARI Guatemala has different areas of intervention in various rural areas of Guatemala, providing a rapid response platform in the region, using "small grants" as a mechanism with activities that provide short-term, low-cost, and high-impact responses. 

In this sense, CARI Guatemala identified the opportunity to implement social dialogue spaces during the government transition as a solid and sustainable mechanism that allows various sectors of society at the departmental level to participate in social dialogues in different sectors in the transition process with the aim of accompanying, analyzing, systematizing, and directing the follow-up and monitoring of achievements in this sector; and generate trust in political processes and the proposal of strategic actions, for which these terms of reference are presented. 

The proposed SOW outlines a request for Short-term Technical Assistance (STTA) to the USAID-funded Central America Regional Initiative (CARI) program. The proposed STTA will provide the necessary administrative and/or procurement support to expedite processes that require the implementation of activities, specifically related to purchases through in-kind grant mechanisms (or others as required) while ensuring compliance with internal policies and manuals.  

Estimated period of performance: on/around March 4 – May 31, 2024   

Estimated Level of Effort: up to 60 days of effort 

Estimated total cost: $18,000 

OBJECTIVE

The consultant proposed STTA will provide the necessary administrative and/or procurement support to expedite processes that require the implementation of activities, specifically related to purchases through in-kind grant mechanisms (or others as required) while ensuring compliance with internal policies and manuals. 

Español

Creative Associates International es una firma de desarrollo global dinámica y en rápido crecimiento que se especializa en educación, crecimiento económico, gobernanza y estabilización posterior a crisis. Con sede en Chevy Chase, MD (área metropolitana de DC), Creative tiene presencia en más de 25 países con una sólida cartera de clientes que incluye a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional y al Departamento de Estado, entre otros. Desde su fundación en 1977, Creative ha ganado una sólida reputación entre sus clientes y es altamente valorada tanto por competidores como por socios.

El propósito de CARI Guatemala es fortalecer los mecanismos de gestión y defensa a través de actores catalíticos para dar voz a las comunidades desatendidas. CARI Guatemala tiene diferentes áreas de intervención en varias zonas rurales de Guatemala, proporcionando una plataforma de respuesta rápida en la región, utilizando "pequeñas subvenciones" como mecanismo con actividades que brindan respuestas a corto plazo, de bajo costo y alto impacto.En este sentido, CARI Guatemala identificó la oportunidad de implementar espacios de diálogo social durante la transición gubernamental como un mecanismo sólido y sostenible que permite la participación de diversos sectores de la sociedad a nivel departamental en diálogos sociales en diferentes sectores del proceso de transición con el objetivo de acompañar, analizar, sistematizar y dirigir el seguimiento y monitoreo de los logros en este sector; y generar confianza en los procesos políticos y la propuesta de acciones estratégicas, para lo cual se presentan estos términos de referencia.

La propuesta de SOW describe una solicitud de Asistencia Técnica a Corto Plazo (STTA, por sus siglas en inglés) para el programa de la Iniciativa Regional de América Central (CARI) financiado por USAID. La STTA propuesta proporcionará el apoyo administrativo y/o de adquisiciones necesario para agilizar los procesos que requieren la implementación de actividades, específicamente relacionadas con compras a través de mecanismos de subvención en especie (u otros según sea necesario), garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las políticas internas y manuales.

Periodo estimado de ejecución: aproximadamente del 4 de marzo al 31 de mayo de 2024.

Esfuerzo estimado: hasta 60 días de trabajo.

Costo total estimado: $18,000.

OBJETIVO

El consultor propuesto de Asistencia Técnica a Corto Plazo (STTA) proporcionará el apoyo administrativo y/o de adquisiciones necesario para agilizar los procesos que requieren la implementación de actividades, específicamente relacionadas con compras a través de mecanismos de subvención en especie (u otros según sea necesario), garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las políticas internas y manuales.

• Maintain comprehensive procurement files, including solicitations, proposals, evaluations, award documents, official contracts, and correspondence on all procurements, following policies and local law;  
• Supervise and verify the procurement of materials according to the needs of the project;  
• Ensure presentation of sufficient selection that meets requirements of quality assurance, delivery, and transparency;  
• Process procurements according to respective rules and regulations;  
• Compile and review budgets, solicited quotations, negotiations, and analysis to recommend vendors for delivery of goods and materials to grantees;  
• Verify deliveries are complete and done in a timely manner;   
• Ensure prompt update of the procurement files into the procurement database;  
• Respond to procurement/logistics requests related to supplies, materials for project activities;  
• Handle all email, mail and phone general inquiries and requests for information and materials;   
• Collect departmental logistical updates for monthly organization report;  
• Assist with trip expense reports, photocopying, ordering books and materials as needed;  
• Assist staff with mailing projects and provide support assistance; and  

RESULTS AND/OR DELIVERABLES

• N/A 

OTHER MATTERS

• The consultancy is remote.  
• The consultant will report to CARI Guatemala Sr. Project Manager in Washington DC, and closely coordinate with CARI’s Operations Manager in Guatemala City, Guatemala.   
• Operational expenses (travel logistics, lodging, transportations, etc.) will be the responsibility of Creative if it is determined that travel is needed to Guatemala.  

• Working hours will be Monday to Thursday from 7:30 am to 5:00 pm; and Friday from 7:30 am to 1:30 pm.

Español

Responsabilidades:

• Mantener archivos completos de adquisiciones, incluyendo solicitudes, propuestas, evaluaciones, documentos de adjudicación, contratos oficiales y correspondencia sobre todas las adquisiciones, siguiendo las políticas y la legislación local.
• Supervisar y verificar la adquisición de materiales de acuerdo a las necesidades del proyecto.
• Garantizar la presentación de una selección suficiente que cumpla con los requisitos de aseguramiento de calidad, entrega y transparencia.
• Procesar las adquisiciones de acuerdo a las normas y regulaciones correspondientes.
• Recopilar y revisar presupuestos, cotizaciones solicitadas, negociaciones y análisis para recomendar proveedores para la entrega de bienes y materiales a los beneficiarios de las subvenciones.
• Verificar que las entregas estén completas y se realicen de manera oportuna.
• Asegurar la actualización inmediata de los archivos de adquisiciones en la base de datos de adquisiciones.
• Responder a solicitudes de adquisiciones/logística relacionadas con suministros y materiales para las actividades del proyecto.
• Manejar todas las consultas generales por correo electrónico, correo postal y teléfono, así como las solicitudes de información y materiales.
• Recopilar actualizaciones logísticas del departamento para el informe mensual de la organización.
• Ayudar con los informes de gastos de viaje, fotocopias, pedidos de libros y materiales según sea necesario.
• Asistir al personal con proyectos de envío y brindar apoyo y asistencia.

RESULTADOS Y/O ENTREGABLES

N/A

OTROS ASUNTOS

• La consultoría se realizará de forma remota.
• El consultor se reportará al Gerente de Proyecto Senior de CARI Guatemala en Washington DC, y coordinará estrechamente con el Gerente de Operaciones de CARI en la Ciudad de Guatemala, Guatemala.
• Los gastos operativos (logística de viaje, alojamiento, transporte, etc.) serán responsabilidad de Creative si se determina que es necesario viajar a Guatemala.
• El horario de trabajo será de lunes a jueves de 7:30 am a 5:00 pm; y los viernes de 7:30 am a 1:30 pm.

Consultant Agreement will be issued based on the capabilities and qualifications listed below as well as those listed in the individual’s submitted CV. 

Minimum requirements  

Education:   

• High school diploma required. University degree in management, business administration, law or related field preferred.  

 Skills and experience:   

• 2+ year of general work experience and 1+ years of specific experience relative to the position required.  
• Prior USAID or other donor experience is highly desirable.   
• Experience with budgeting and cost analysis.  
• Proficiency with MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.   
• Strong attention to detail and ability to develop tracking systems.   
• Strong communication skills and the ability to function well in a team setting.   
• Demonstrated ability to solve challenging and complicated administrative issues.  
• Proven track of successfully working with tight deadlines. 

Language:    

• Spanish fluency required.  
• Elementary level in spoken and written English is required; limited working proficiency in spoken and written English is highly desired.  

Work Assignment: 

Consultants with the requisite qualifications will be given a consultancy agreement which contains Creative’s general terms and conditions, and which establishes a consultant’s rate for the work to be performed.  

Additional Information: 

Application Requirements: 

Consultant should submit their daily rate and, a budget inclusive of estimated LOE and all required Other Direct Costs, such as travel, materials, etc. A budget template can be downloaded here. 

Consultants must also submit an up-to-date CV for all applications. You may share your CV for specific responsibilities, all of them, or send more than one CV proposing a team to carry out all activities. Please include a cover letter explaining this.   

Espanol:

El Acuerdo de Consultor será emitido en base a las capacidades y calificaciones enumeradas a continuación, así como las enumeradas en el CV presentado por el individuo.

Requisitos mínimos

Educación:

• Se requiere diploma de escuela secundaria. Se prefiere título universitario en administración, administración de empresas, derecho o campo relacionado.

Habilidades y experiencia:

• Más de 2 años de experiencia laboral general y más de 1 año de experiencia específica en relación al puesto requerida.
• Experiencia previa con USAID u otros donantes es altamente deseable.
• Experiencia en presupuesto y análisis de costos.
• Dominio de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
• Gran atención al detalle y capacidad para desarrollar sistemas de seguimiento.
• Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para trabajar bien en equipo.
• Demostrada capacidad para resolver problemas administrativos desafiantes y complicados.
• Historial comprobado de trabajar con plazos ajustados.

Idioma:

• Se requiere fluidez en español.
  Se requiere un nivel básico de inglés hablado y escrito; se prefiere un nivel limitado de competencia en inglés hablado y escrito.

Asignación de trabajo

A los consultores con las calificaciones necesarias se les otorgará un contrato de consultoría que contiene los términos y condiciones generales de Creative, y que establece la tarifa del consultor por el trabajo a realizar.

Información adicional

Requisitos de solicitud:

El consultor debe presentar su tarifa diaria y un presupuesto que incluya la estimación del esfuerzo y todos los costos directos adicionales requeridos, como viajes, materiales, etc. Se puede descargar una plantilla de presupuesto aquí.

Los consultores también deben presentar un CV actualizado para todas las solicitudes. Puede compartir su CV para responsabilidades específicas, todas ellas, o enviar más de un CV proponiendo un equipo para llevar a cabo todas las actividades. Por favor, incluya una carta de presentación explicando esto.